Polityka prywatności

Zakres stosowania Polityki
Niniejsza polityka dotyczy zbierania i dalszego wykorzystywania danych osobowych użytkowników w związku z prowadzeniem przez hufiec oraz inne jednostki terenowe takie jak np. szczepy czy drużyny serwisów internetowych oraz fanpage’y na portalach społecznościowych. Dotyczy to wszystkich serwisów i fanpage’y, które odsyłają do niniejszej Polityki prywatności.
Nie dotyczy natomiast zbierania i dalszego wykorzystywania danych osobowych użytkowników w związku z prowadzeniem serwisów internetowych oraz fanpage’y na portalach społecznościowych przez Muzeum Harcerstwa ZHP, a także przez poszczególne chorągwie, hufce i inne jednostki organizacyjne ZHP.

Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Kujawsko-Pomorska, ul. Dworcowa 56, 85-010 Bydgoszcz („Chorągiew”). Jako administrator ponosimy odpowiedzialność prawną za zgodne z prawem wykorzystanie Twoich danych osobowych oraz za ich bezpieczeństwo.
Poniżej znajdziesz dane umożliwiające skontaktowanie się z Chorągwią we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych.
tel. centrala: 52/3222068
fax: 52/3222069
e-mail: kujawskopomorska@zhp.pl

Możesz również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych, wysyłając wiadomość e-mail na specjalny adres iod.kujawskopomorska@zhp.pl. Dane kontaktowe do IOD znajdują się na stronie www.kp.zhp.pl

Formularz kontaktowy (zapis dotyczy serwisów i fanpage’y, na których zamieszczono powyższy formularz)
Wykorzystujemy dane osobowe, które podałeś/podałaś przy użyciu naszego formularza kontaktowego online (w szczególności Twoje imię i nazwisko, adres email oraz inne dane osobowe, które podałeś/podałaś w treści wiadomości). Nasz formularz wskazuje, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których – opcjonalne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem skorzystania z usługi.
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytania dotyczące działalności hufca. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu kontaktu z użytkownikami.
Jednakże gdyby okazało się, że użyłeś formularza kontaktowego w innym celu, np. w celu zgłoszenia skargi, wniosku, reklamacji, będziemy wykorzystywać i przechowywać Twoje w sposób odpowiadający temu celowi, o czym poinformujemy Cię szczegółowo w odrębnym komunikacie.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu do czasu udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie, nie dłużej jednak niż przez miesiąc.

Kursy i szkolenia
Wykorzystujemy dane osobowe, które podałeś/podałaś przy użyciu formularzy zgłoszeniowych online, których dostarcza nam Microsoft Corporation (w ramach usługi Microsoft Forms). Formularze wskazują, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których – opcjonalne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem zgłoszenia udziału w szkoleniu.
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu umożliwienia Ci zgłoszenia udziału w kursach, szkoleniach i innych wydarzeniach kształceniowych. Działamy w oparciu o zgodę, którą wyraziłeś/wyraziłaś przez wypełnienie odpowiednich pól formularza oraz kliknięcie przycisku “Prześlij” (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Uznajemy, że w ten sposób, przez wyraźne działanie potwierdzające, wyraziłeś/wyraziłaś zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu – w zależności od dostępności wolnych miejsc na wybranym przez Ciebie szkoleniu – do czasu rozpoczęcia planowanego szkolenia albo do czasu udzielenia Ci odpowiedzi o braku dostępności takiego miejsca.

Informowanie o składzie osobowym władz hufca
Wykorzystujemy dane osobowe członków komendy hufca oraz innych władz hufca, a także członków zespołów i innych osób funkcyjnych, obejmujące ich imię i nazwisko, stopień instruktorki, pełnioną funkcję oraz dane kontaktowe. Wykorzystujemy te dane w celu udostępnienia danych kontaktowych członków władz.
Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu transparentności obsady władz hufca oraz ułatwienia komunikacji z członkami tych władz.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez okres zajmowania stanowiska we władzach hufca.

Prowadzenie fanpage’y na portalach społecznościowych
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe zbierane w związku z odwiedzinami utworzonych przez nas naszych fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube) i aktywnością podejmowaną na forum tych fanpage’y, w tym informacje o obserwowaniu i polubieniu fanpage’a, zamieszczeniu postów, zamieszczeniu komentarzy pod publikowanymi na fanpage’u treściami, reakcjach na publikowane na fanpage’u treści oraz o dzieleniu się z innymi użytkownikami publikowanymi na fanpage’u treściami itp.). Informacje te, zgodnie ze specyfiką działania portali społecznościowych, są jawne dla wszystkich lub niektórych pozostałych użytkowników tych portali.
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu prowadzenia fanpage’a, w tym w celu opracowania atrakcyjnych treści oraz ich udostępnienia użytkownikom portali społecznościach. Działamy w oparciu o niezbędność wykorzystania danych do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Wykorzystujemy ponadto Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko albo pseudonim, którym posługujesz się na portalach społecznościowych oraz wizerunek w celu opublikowania lub umożliwienia Ci opublikowania na naszym fanpage’u fotografii przedstawiającej Twoje uczestnictwo w różnych przejawach życia harcerstwa wraz z opisem. Działamy w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz na rozpowszechnianie wizerunku (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

• Jeżeli sama opublikowałaś / sam opublikowałeś na naszym fanpage’u fotografię, uznajemy, że w ten sposób, przez wyraźne działanie potwierdzające, wyraziłaś / wyraziłeś zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);
• Jeżeli chcielibyśmy opublikować na naszym fanpage’u fotografię, którą dostrzegliśmy na Twoim profilu, zwrócimy się do Ciebie o udzielenie odrębnej, dedykowanej tej fotografii zgody;
• Jeżeli sami publikujemy wykonane przez nas fotografie, działamy na podstawie zgody, którą wyraziłaś / wyraziłeś przy przystąpieniu do ZHP lub w związku z uczestnictwem w konkretnym wydarzeniu, podczas którego fotografia została wykonana.

Ze względu na specyfikę fanpage’y, upublicznione materiały, w tym Twoje dane osobowe lub wizerunek, będą widoczne zgodnie z zasadami działania Facebooka. Z naszej strony zapewniamy, że tam, gdzie pozawalają nam na to ustawienia fanpage’a, ograniczamy widoczność starych postów, co oznacza, że widoczne są tylko najświeższe posty. Jednakże, jeżeli zgłosisz nam, że chcesz, aby usunąć Twoje dane osobowe lub wizerunek, zrobimy to niezwłocznie.

Komunikacja z użytkownikami portali społecznościowych
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko lub inny identyfikator użytkownika portalu społecznościowego (Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube), a także dane zawarte w treści wiadomości, które wysyłasz do nas na czacie, oraz w treści postów i komentarzy, które zamieszczasz pod publikowanymi na fanpage’u treściami, w tym Twój wizerunek zamieszczony na publikowanych przez Ciebie zdjęciach. Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi użytkownikom oraz moderowania dyskusji pomiędzy użytkownikami. Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu kontaktu pomiędzy Użytkownikami.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez okres Twojej aktywności na naszym fanpage’u.

Statystyki dotyczące użytkowników stron internetowych i subskrybentów fanpage’y
W związku zamieszczeniem na naszych stronach internetowych przycisków portali społecznościowych, a także w związku z utworzeniem i prowadzeniem fanpage’y na tych portalach korzystamy z oferowanych przez te portale usług polegających na opracowaniu i prezentacji informacji statystycznych dotyczących użytkowników portali odwiedzających nasze strony. Co prawda otrzymane w ten sposób informacje mają charakter anonimowy, jednakże operatorzy portali społecznościowych – w celu opracowania i prezentacji tych informacji – wykorzystują dane osobowe użytkowników, w tym dane dotyczące ich wieku, płci, życia zawodowego i osobistego, zainteresowań, dokonywanych zakupów oraz lokalizacji. W ten sposób, inicjując wykorzystanie tych danych przez operatorów portali społecznościowych, stajemy się współodpowiedzialni za ich wykorzystanie. Działamy przy tym w celu lepszego poznania ogółu użytkowników naszych stron internetowych, a co za tym idzie, lepszego dostosowania treści tych stron. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji i popularyzacji działalności Chorągwi.
W związku z realizacją opisanych powyżej celów nie przechowujemy danych o charakterze osobowym. Takie dane mogą jednak przechowywać – ze względu na określone przez siebie samodzielnie cele – operatorzy portali społecznościowych. Pozostaje to jednak poza jakimikolwiek uzgodnieniami z tymi operatorami.
Informacje statystyczne dotyczące użytkowników portali społecznościowych, o których mowa powyżej, są podstawą działania usługi Sotrender. Dostawca tej usługi, SmartNet Research & Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przetwarza anonimowe dane pochodzące z różnych portali w celu ich łącznego zaprezentowania w ramach jednego interfejsu oraz w celu wywiedzenia na ich podstawie nowych, użytecznych informacji statystycznych. Korzystamy z tej usługi, działając w celu i w oparciu o podstawę prawną wskazaną powyżej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Monitoring Internetu
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko albo pseudonim, którym posługujesz się w Internecie, np. na portalach społecznościowych, forach internetowych, blogach, w grupach dyskusyjnych, jak również informacje zawarte w treści postów, komentarzy i innych opublikowanych przez Ciebie wypowiedzi (w szczególności tych, w których używasz zdefiniowanych przez nas słów kluczowych, np. “Hufiec Powiatu Włocławskiego”).

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:

• automatycznego wyszukania wypowiedzi dotyczących działalności Chorągwi, w tym pytań, wątpliwości oraz pozytywnych i negatywnych opinii,
• automatycznej oceny Twojego stosunku do działalności Chorągwi na podstawie treści wypowiedzi,
• nawiązania z Tobą kontaktu, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania i włączenia się do dyskusji na tematy związane z działalnością Chorągwi,
• opracowania zbiorczych zestawień wypowiedzi dotyczących działalności Chorągwi.

Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promocji i popularyzacji działalności Chorągwi w oparciu o bezpośredni kontakt z użytkownikami.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu do czasu nawiązania z Tobą kontaktu, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania i włączenia się do dyskusji na tematy związane z działalnością Chorągwi, nie dłużej jednak niż przez miesiąc. Po upływie tego czasu wykorzystujemy jedynie dane anonimowe zawarte w opracowanych zbiorczych zestawieniach.

Administrowanie serwerem i statystyka korzystania z zasobów naszych stron
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe dotyczące Twojej aktywności na naszych stronach, obejmujące treść zapytań HTTP kierowanych do naszego serwera przez Twoje urządzenie (adres URL, adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, język przeglądarki, datę i godzinę żądania, identyfikator pliku cookie, przeglądane zasoby strony). Zbierane w ten sposób dane są zapisywane w dziennikach (logach) serwera.
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu administrowania serwerem, zapewnienia jego bezpieczeństwa oraz w celach statystycznych. Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na administrowaniu serwerem, identyfikowaniu błędów w strukturze naszych stron oraz prowadzeniu statystki najczęściej przeglądanych zasobów.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez 14 dni.

Podmioty, którym ujawniamy Twoje dane osobowe
Ujawniamy Twoje dane osobowe:

• AH88 S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań, dostawcy usług hostingu internetowego,
• Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej), dostawcy usługi interaktywnych formularzy (“Microsoft Forms”),
• Brand 24 S.A. z siedzibą we Wrocławiu, dostawcy usługi monitoringu Internetu i portali społecznościowych.

Podmioty te wykorzystują Twoje dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmiot przetwarzający. Nie są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że nie mogą wykorzystywać Twoich danych do innych celów niż realizacja zlecenia hufca.
Ponadto w związku z prowadzeniem fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube) ujawniamy dane osobowe subskrybentów naszych fanapage’y zarówno innym użytkownikom portali społecznościowych, jak i operatorom tych portali (tj. Facebook Ireland Limited, Inc., Snap Inc., Google LLC). Operatorzy portal społecznościowych są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że mogą wykorzystywać Twoje dane do celów, które określają samodzielnie.
Odbiorcy Twoich danych osobowych mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), np. w Irlandii. Niektórzy spośród naszych dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem Twoich danych poza terytorium EOG zadbaliśmy, aby nasi dostawcy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie “Tarcza Prywatności” ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

Twoje prawa
W związku z wykorzystywaniem przez nas Twoich danych osobowych możesz domagać się od nas:

• dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy Twoje dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania kopii swoich danych osobowych oraz do uzyskania informacji związanych z wykorzystaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),
• kopii swoich danych osobowych, których sam nam dostarczyłeś/dostarczyłaś, i przekazania tej kopii bądź Tobie samemu/samej, bądź wskazanemu przez Ciebie pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie (na podstawie art. 20 RODO),
• sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (na podstawie art. 16 RODO),
• usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł celu lub podstawa prawna wykorzystywania tych danych, np. wobec cofnięcia zgody lub zgłoszenia zasadnego sprzeciwu albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,
• ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych albo do rozstrzygnięcia o zasadności zgłoszonego przez Ciebie sprzeciwu lub na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przez Ciebie roszczeń;

Możesz wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (na podstawie art. 21 RODO). Na skutek wniesionego sprzeciwu rozważymy, czy z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją Twoje prawa i wolności mają pierwszeństwo przed względami ochrony poufności przetwarzanych przez nas danych osobowych zawartych w Ewidencji.
Możesz w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych (na podstawie art. 7 RODO). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem ich wykorzystywania na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Państwa danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możecie wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

Zmiany w Polityce Prywatności
Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na naszych stronach, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na podany przez Ciebie adres e-mail.